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Consulta de facturas electrónicas a través del portal Numrot

19 noviembre, 2018

Para dar cumplimiento a la normativa de Facturación Electrónica, establecida bajo el Decreto 2242 de 2015 y luego de implementar el nuevo modelo de facturación, Incolmotos Yamaha S,A, habilitará a sus clientes la plataforma tecnología Numrot (Portal Web de Facturación Electrónica de nuestro proveedor tecnológico Visual System) el cual procesará y generará las facturas en el formato estándar definido por la DIAN (XML con su respectivo CUFE y firma digital) y su correspondiente Representación Gráfica en PDF.

Posteriormente se realizarán las validaciones del documento y ambos (XML y PDF) se dispondrán en la plataforma Numrot donde podrán consultar, aceptar o rechazar las facturas y notas crédito. Adicional, se realizará el envío por correo electrónico con los archivos adjuntos, desde donde podrán también aceptar o rechazar.

A continuación se detalla el ingreso al Portal Web Numrot:

1. El ingreso al portal Numrot se realiza a través de la URL: https://www.numrot3.net/Incolmotos

2. Dar clic en la opción “Registrarse” e ingresar sus datos, como se muestra a continuación:

Nota 1. Esta opción debe ser utilizada únicamente por aquellos usuarios que van a usar el portal por primera vez.

3. Dar clic en la opción “Crear” y el sistema le arrojará el mensaje de registro correcto.

4. Recibirá la notificación del registro en el portal a través de su correo electrónico:

Nota 2: Solo tendrán acceso al portal aquellos clientes registrados en la base de datos de Navision, por lo cual el usuario administrador del portal ( empleado de Incolmotos Yamaha), recibirá la notificación del registro del cliente en el aplicativo Numrot para su aprobación.

Una vez el usuario administrador del portal realice la aprobación, el cliente recibirá el correo de notificación.

5. Desde el correo de notificación, el cliente puede ingresar nuevamente al aplicativo, con su usuario y contraseña registrado en el numeral 2.

6. Una vez el usuario ingrese al aplicativo, puede consultar todas las facturas emitidas a su nombre por Incolmotos Yamaha S.A.

Nota 3. Los documetos tipo CUFE, son la representación grafica de la factura electronica, el documento tipo XML, es la factura electronica transmitida a la DIAN y los documetos tipo PDF, son facturas digitales.

7. Para visualizar la representación gráfica de la factura electrónica, debe ubicarse en el documento tipo CUFE y dar doble clic para ver la factura.

8. Desde el aplicativo se podrán descargar, imprimir, aprobar y rechazar las facturas y enviarlas a otro correo electrónico.

Nota 4. Desde el historico de documentos, pueden ordenar en forma ascedente o descendete las columnas, fecha de registro, fecha de vencimiento y las fechas del pronto pago.

9. Al momento de la aprobacion de las facturas, le aparecerá el siguiente mensaje y debe dar clic en “Aceptar”.

Nota 2. Si después de dos días, el cliente no acepta la factura desde su correo electrónico o el aplicativo Numrot, se marca automáticamente la aceptación (aprobado tácitamente).

10. Desde la pestaña “Estado de la Factura” se puede validar la trazabilidad de la misma.

11. En caso de rechazo de una factura, el cliente deberá justificar el motivo de rechazo y dar tramite al procedimiento de solucitud de reclamación que tiene la compañía actualmente.