Innovamos para mejorar: más eficiencia y facilidad en el proceso de compras
El equipo de Proyectos Corporativos e Innovación, Desarrollo de Software e Ingeniería de Procesos, de la división de TI, desarrolló conjuntamente con el Centro de Administración Documental, el área de Compras Nacionales y Centro de Partes, una mejora significativa en el proceso de compras y cuentas por pagar, que optimiza el flujo de trabajo de todas las personas que realizan solicitudes de compras generales o de inventario.
Compras generales – Esta nueva herramienta permitirá:
- Enviar a través de SAIA las solicitudes de compras al área de Compras.
- Consolidar y enviar, de manera automática, las solicitudes de cotización y las órdenes de compra que son para un mismo proveedor.
- Solicitar cotizaciones a diferentes proveedores con solo un clic.
- Tener un panorama completo del estado de las solicitudes de compra.
- Conocer el estado de las compras realizadas por un usuario, en cualquier momento que lo requiera, sin tener que solicitarlo al equipo de Compras.
- Evaluar y aprobar de forma digital las cotizaciones de los proveedores.
- Vincular la orden de compra con la(s) factura(s) respectiva(s) para evitar aprobar nuevamente una factura de una compra que ya había sido aprobada previamente.
Compras de inventario – Esta nueva herramienta permitirá:
- Consolidar y enviar las órdenes de compra que van a un mismo proveedor.
- Automatizar la digitación de cantidades recibidas en cada recepción de inventario.
- Almacenar las órdenes de compra, las recepciones y las facturas en único repositorio en SAIA, cambiando automáticamente el estado de las facturas.
La eficiencia del proceso de compras generará múltiples beneficios, que van desde el ahorro de tiempo hasta la disminución de posibles errores o reprocesos. Algunas cifras:
- Liberamos más de 120 horas al mes del área de Compras, en actividades operativas y manuales.
- Liberamos tiempo en los aprobadores de factura, al no tener que aprobar un gasto dos veces (antes y después de generado).
- Liberamos más de 26 horas al mes en las bodegas de integración nacional y Centro de Partes, en digitación de información, generación de cuentas por pagar y facturas.
- Eliminamos en un 95% los errores de digitación al momento de recibir una factura.
Próximamente, se citará a las personas de las diferentes áreas para la capacitación correspondiente, según su rol en el proceso.
Responsables de la información: José Gómez, Diego Henao, Pablo Betancur y Sebastián Arrubla.